リードの取引開始(コンバート)時の挙動でシステム管理者が知っておくべきこと

はじめに

この記事はJapan Dreamin’ Advent Calendar 2020の20日目の記事です♡

元々は個人取引先をネタとして扱う予定だったのですが、執筆が間に合わず(´・ω・`)…

代わりにシステム管理者の方向けにリードの「取引開始(=コンバート)」に関する小ネタをご紹介させていただこうかと思いますノ

本記事の内容で↓がふわっとカバーされます(ර⍵ර)✧

  • リード作成~商談成約までのリードタイムの取り方
  • 商談化率・受注率のKPIの取り方(の基礎知識)
  • コンバート時の「活動(行動・ToDo)」の挙動

「リードの取引開始」の基本のキ

リードの「状況(Status)」項目の値を"取引開始"に変更すると、商談・取引先・取引先責任者のそれぞれのレコードにコンバートされます。

その際、既存のレコードに紐づけたい場合は、手動で選択することでマージ可能です。

リードの特定の項目の値を取引先・取引先責任者・商談の特定の項目に引き継ぎたい場合は、「項目の対応付け(=いわゆるマッピング)」を行います。

マッピングに関して、導入支援やシステム管理者をやっていてよく見かけるのは以下のようなユースケースです(੭ु˙꒳​˙)੭ु

・ISがヒアリングした顧客の属性情報を取引先・商談に引き継がせることで、ISからFSへの情報連携(=いわゆるパス)が①属人化せず②スムーズに③分析可能な仕方で行われるようにする。

・リードレコードの「作成日」情報を商談の「リード作成日」カスタム項目に引き継がせることでリード作成から商談成約までの“リードタイム"を測定できるようにする(※「完了予定日」-「リード作成日」という内容の数式項目を作成することで実現可)

■「項目の対応付け」の設定画面↓

コメント

上記の内容はTrailheadやSalesforce認定アドミニストレータ資格(いわゆるアドミン)での勉強で自然と身に付くかと思いますノ

ただシステム管理者としてはまだまだ↓のような質問に即答できないと一人前ではありません‪(; ・`ω・´)‬

  • 「商談化率と受注率のKPIを取りたいんだけど、リードと商談のレコードは何のキーで紐づいているの?」
  • 「コンバートすると活動はどうなるの?」

「取引開始」すると何が起きるのか?(元のリードレコード編)

元々のリードレコードに関しては、下記の更新がかけられます。

  1. IsConvertedフラグがTRUEになる。
  2. ConvertedAccountIdにコンバート後の取引先のレコードIDが入る。
  3. ConvertedContactIdにコンバート後の取引先責任者のレコードIDが入る。
  4. ConvertedOpportunityIdにコンバート後の商談のレコードIDが入る。

既存レコードにマージするかたちでコンバートを行った場合には、マージ先のレコードidが各ConvertedIdに入ります。

ちょうどこれらのConverted~Id項目がコンバート前のリードとコンバート先の各レコードを紐づけるキーの役割を果たしていると言えます。

IsConvertedフラグがTRUEとなったリードは通常の検索の対象外となりますが、以下の方法によって取得することが可能です。

  • レポート
  • SOQL(※従って、データローダにより取得可)
  • 「取引開始済みのリードの表示および編集」権限を有した状態での検索

従って、前セクションで商談化率と受注率のKPI云々と書きましたが、結論、商談化率は「IsConvertedがTrueのリード数/リード総数」、受注率は「ClosedWonステータスの商談数/リード総数」で原則算出可能です(※リードの運用方針や商談化率・受注率の定義により数式は変動します。)

「取引開始」と何が起きるのか?(活動編)

リードをコンバートすると、活動(Todo・行動)およびメールメッセージは取引先・取引先責任者・商談の全てに引き継がれます。

この辺りの詳細は「リードの取引開始に関する考慮事項」に記載されています。

Salesforce

Posted by regardie