活動のアーカイブについて

概要

Salesforceの「活動(Activity)」すなわち「Todo(Task)」および「行動(Event)」はデフォルトの設定だと終了後365過ぎると自動でアーカイブされます。

アーカイブされた活動はDBへのクエリ時の検索対象外となり、レポートなどから確認することができなくなってしまいます。

この制限を回避するためには、①Salesforceサポートにケースを起票してアーカイブ期限を延長する②過去の活動データを保管するカスタムオブジェクトを用意してそこにデータを逃がす、などの措置が必要となります。

アーカイブの仕様

デフォルトの場合、下記の活動が自動でアーカイブされます。

  • 終了してからの経過日数が 365 日を上回る行動
  • 期日からの経過日数が 365 日を上回る完了した ToDo
  • 作成日からの経過日数が 365 日を上回る完了した ToDo (期日がない場合)

アーカイブされた活動については、下記の導線から確認ができなくなります。

  • レポート
  • グローバル検索
  • リストビュー
  • SOQL
  • データローダのExport

一方で、下記の導線からはアーカイブ後も引き続き確認可能です。

  • 「活動履歴」関連リスト
  • 「活動タイムライン」の"すべて表示"
  • データローダのExport All

サポートへの申請方法

活動のアーカイブ期限はサポートへの申請により最大で3650日まで延長可能です。

サポートに申請する場合、下記の情報を全て記載する必要があります。

  1. リクエストが組織の代表者に承認されているか
  2. アーカイブ延長対象の組織id
  3. パフォーマンス低下の潜在的リスクを許容するかどうか
  4. アーカイブ期限を具体的に何日まで拡張するか
  5. 拡張が必要なビジネス上の理由

申請の例(※組織IDは架空のものです)

お世話になっております。
活動のアーカイブ日ついて、最大制限である3650日までの拡張をお願い致します。
【確認情報】
1.リクエスト権限
本組織の代表者よりご了承いただいております。
2.本番環境組織ID
00A100000001a1a
3.パフォーマンスに対する潜在的リスクの許容
許容致します
4.アーカイブの拡張値
3650日
5.ビジネス上の理由
本組織では営業管理の主軸として活動を利用しており、1年以上経過した行動や完了したToDoがアーカイブされてしまうとSF上での過去データの確認や集計が困難となるため。

活動アーカイブのその他の回避策

活動レコードのデータをカスタムオブジェクトに移行すれば、アーカイブの制限を気にすることなく通常通りデータにクエリをかけて分析などに応用することが可能です。

自動化も可能ではありますが、まずはデータローダのExportAllで一括移行するのが簡潔でよいかと思います。

Salesforce

Posted by regardie